Bagaimana cara menyimpan dokumen administrasi Anda dengan benar?

Tanpa penyimpanan yang tepat, tidak selalu mudah untuk menemukan dokumen administrasi Anda. Memang, bagaimana cara menemukan bill of sale yang berasal dari tahun 2001, jika ditumpuk di satu kotak dengan dokumen lain? Untuk menghindari membuang-buang waktu menggali beberapa kotak untuk menemukan dokumen, berikut beberapa tip penyimpanan.

Berapa lama Anda harus menyimpan dokumen Anda?

Penting untuk menyimpannya dokumen administrasi, tetapi mereka juga memiliki tanggal kedaluwarsa. Dengan demikian, setelah jangka waktu tertentu, tidak perlu lagi menyimpan dokumen tertentu seperti invoice dan segala jenis deklarasi. Berikut adalah ringkasan periode yang disarankan untuk menyimpan berbagai jenis kertas:

• 1 tahun: tagihan telepon, internet atau pindah, atau bukti pembayaran PV.
• 2 tahun: laporan tunjangan keluarga, biaya dokter, surat pemutusan kontrak, surat jaminan sosial dan bersama, serta dokumen kredit.
• 3 tahun: pemberitahuan lisensi audiovisual dan laporan laba rugi.
• 5 tahun: tagihan air dan listrik, kuitansi sewa dan biaya sewa, tagihan gas, sertifikat pembayaran pajak, kontrak sewa dan bukti pembayaran pembayaran pemeliharaan.
• 10 tahun: laporan bank, slip pembayaran, pinjaman hipotek, kontrak asuransi jiwa setelah tanggal kematian ...
• 30 tahun: tagihan perbaikan mobil, tagihan konstruksi, tagihan rumah sakit, dan IOU sipil.
• Seumur hidup: kontrak pernikahan, buku catatan keluarga, buku catatan militer, ijazah, surat wasiat, hak milik, sumbangan, catatan kesehatan, sertifikat vaksinasi, catatan medis, slip gaji, sertifikat adopsi, kontrak kerja ...

Tip terbaik untuk memiliki rumah yang rapi adalah dengan pertahankan seminimal mungkin. Tidak perlu menyimpan semua surat dan dokumen yang diterima. Oleh karena itu perlu segera membuang kertas-kertas yang tidak berguna.

Penyimpanan dokumen sehari-hari

Untuk merapikan, Anda harus membedakan antara dokumen sehari-hari dan file lainnya. Itu dokumen terkini adalah dokumen yang sering dikonsultasikan dan karena itu harus berada di tempat yang mudah dijangkau. Dokumen yang jarang dikonsultasikan dapat disimpan dalam kotak atau di bagian atas rak. Berikut ini beberapa jenis penyimpanan untuk berbagai jenis kertas:

• Kemeja dalam berbagai warna

Warna digunakan untuk membedakan dokumen satu sama lain. Di setiap map, Anda juga harus menggunakan kantong untuk mengklasifikasikan kertas: satu kantong untuk pajak, satu kantong untuk dokumen EDF, satu lagi untuk tagihan air ...

• Kemeja gusseted

Folder Gusseted nyaman untuk menyimpan dokumen berukuran besar. Folder dengan demikian memungkinkan untuk mengklasifikasikan dokumen yang berbeda mengenai satu subjek (contoh: semua kertas tentang pembangunan rumah).

• Pengikat cincin

Mereka praktis untuk memeriksa dokumen dengan mudah tanpa melepaskannya dari penyimpanannya. Selain itu, kertas dapat dipisahkan dengan pemisah agar lebih mudah ditemukan. Pembatas juga dapat menampilkan indikasi untuk memudahkan tugas dalam pencarian. Ini dapat diatur dalam urutan abjad, berdasarkan tanggal, dll.

• Furnitur dengan laci

Jika kertas yang akan disimpan jumlahnya banyak, lebih baik memilih lemari arsip. Yang terakhir memiliki laci tempat berbagai dokumen digantung pada jeruji dan mudah diakses.

Kelola dokumen administratif dengan cerdik

Tentu saja, penggunaan penyimpanan yang memadai memfasilitasi klasifikasi file, tetapi penting juga untuk mengetahui cara mengatur dokumen menurut tipenya. Berikut contoh klasifikasi untuk memudahkan penelitian:

• File keluarga: berisi semua dokumen yang berhubungan dengan keluarga seperti akta nikah, surat identitas, paspor, akta kelahiran ...
• File pendidikan: ijazah sekolah, dokumen yang berhubungan dengan tempat penitipan anak, dll.
• File pajak: pengembalian pajak penghasilan, pajak perumahan ...
• File kesehatan: catatan kesehatan, resep, pemeriksaan kesehatan (radio, scanner, USG, dll.) ...
• File faktur: jasa (air, gas, listrik, telepon, Internet, dll.), Faktur barang dan pekerjaan, dll.
• File asuransi: kontrak asuransi mobil dan rumah, asuransi jiwa, klaim, sertifikat keaslian ...
• File profesional: kontrak kerja, slip gaji, file lamaran, CV, ijazah ...
• File perumahan: kontrak sewa, tanda terima sewa, surat pemilik / penyewa, dll.
• File bank: laporan rekening, kontrak, perintah transfer, dll.

Pengarsipan dokumen administrasi

Idealnya, ini harus dilakukan pengarsipan dokumen tertentu setidaknya setahun sekali. File yang diarsipkan tersusun rapi dalam kotak-kotak berdasarkan tanggal atau menurut abjad dan topik. Sekali lagi, yang terbaik adalah menggunakan satu warna per tema. Berikut adalah contoh penyimpanan secara detail:

• Kemeja merah muda untuk faktur, kuning untuk keuangan, biru untuk asuransi…
• Menyortir menurut urutan: urutan abjad dari A ke Z atau menurut tanggal (menurut bulan, lalu menurut tahun). Ini memudahkan untuk membedakan antara dokumen yang lebih baru dan yang lebih lama.

Yang terpenting adalah membuat pengaturan fluida yang memudahkan mencari tagihan air bulan Januari tahun lalu, misalnya. Jika kertas-kertas tersebut masih sulit ditemukan meski sudah rapi, perlu untuk meninjau ulang teknik penyimpanan Anda.

Tips lain untuk merapikan dokumen administrasi Anda

Lebih mudah menyimpan jika kertas yang harus disimpan lebih sedikit. Selain menyortir dan membuang dokumen usang, Anda juga dapat menggunakan file faktur online untuk menerima lebih sedikit surat di rumah. Namun, itu perlu dilakukan secara teratur backup pada beberapa dukungan untuk menghindari kerugian. Untuk keamanan tambahan, backup online harus dibuat untuk dokumen penting.

Ketika surat tiba, penting untuk mengarsipkannya terlebih dahulu untuk mencegahnya menumpuk selama berbulan-bulan di sudut kantor. Surat yang mendesak harus segera dibaca, sementara yang lain dapat disortir dalam urutan prioritas. Dianjurkan untuk memiliki pengelola kantor untuk menyimpan dokumen penting yang memerlukan tindakan (pembayaran faktur, panggilan, dll.) Dan dokumen yang harus diajukan (laporan bank, faktur debet otomatis, dll.). Trik ini memungkinkan Anda untuk menyingkirkan kertas usang yang dapat langsung dibuang seperti selebaran dan iklan.